Jak zapewnić zgodność z RODO przy zakładaniu monitoringu we Wrocławiu?

Jak ustalić cel i podstawę prawną monitoringu przy zakładaniu?

Monitoring ma służyć konkretnemu, uzasadnionemu celowi i opierać się na właściwej podstawie prawnej.

We Wrocławiu monitoring pojawia się w domach, biurach i na osiedlach. To wygoda i poczucie bezpieczeństwa, ale też obowiązki z RODO. W artykule pokazujemy, jak zaplanować zakładanie monitoringu we Wrocławiu zgodnie z prawem i zdrowym rozsądkiem. Przejdziesz od wyznaczenia celu, przez ocenę ryzyka, po praktyczne wdrożenie i reagowanie na wnioski osób nagranych.

Na początek warto nazwać problem. Gdzie kamery są potrzebne i po co? Jakich danych dotyczy przetwarzanie? Jak długo będą przechowywane nagrania? Odpowiedzi zdejmują wiele wątpliwości i porządkują cały projekt.

• Najczęściej podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes administratora danych, na przykład ochrona mienia, bezpieczeństwo pracowników lub dochodzenie roszczeń.
• W podmiotach publicznych lub gdy przepisy wymagają monitoringu, podstawą może być obowiązek prawny lub zadanie publiczne.
• W miejscu pracy zastosowanie ma także Kodeks pracy. Monitoring musi być niezbędny do wskazanych celów i nie może obejmować pomieszczeń prywatnych, takich jak szatnie czy toalety.
• Dźwięk nagrywaj tylko wtedy, gdy jest to konieczne i proporcjonalne. W praktyce audio często uznaje się za nadmiarowe.
• Ustal zakres, strefy prywatne zamaskuj, a decyzje zapisz w polityce monitoringu.

Kiedy obowiązkowe jest przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych?

Gdy monitoring może powodować wysokie ryzyko dla praw i wolności osób, trzeba wykonać ocenę skutków (DPIA).

• DPIA jest zwykle wymagana przy systematycznym monitoringu dużych, publicznie dostępnych przestrzeni, na przykład galerii, dworców lub rozległych osiedli.
• Wykonaj DPIA także, gdy używasz zaawansowanej analityki, takiej jak rozpoznawanie tablic rejestracyjnych, klasyfikacja obiektów czy śledzenie zdarzeń w wielu lokalizacjach.
• DPIA wskazane jest tam, gdzie kamery obejmują miejsca szczególnej wrażliwości, na przykład szkoły lub placówki medyczne.
• W ocenie opisz cele, zakres, ryzyka, środki minimalizacji i uzasadnij proporcjonalność. Udokumentuj decyzje i aktualizuj je po zmianach technologii.

Jak przygotować informacje i oznakowanie kamer zgodnie z RODO?

Osoby muszą wiedzieć, że są nagrywane, przez kogo i w jakim celu.

• Zastosuj dwie warstwy informacji. Pierwszą stanowi czytelna tablica przy wejściu i w strefach monitorowanych. Drugą jest pełna klauzula informacyjna dostępna w wygodnym miejscu, na przykład w recepcji lub w polityce prywatności online.
• Na tablicy pierwszej warstwy podaj: administratora danych, cel monitoringu, podstawę prawną, czas przechowywania, podstawowe prawa osób oraz miejsce dostępu do pełnych informacji.
• Umieść piktogram kamery. Zadbaj o widoczność oznaczeń przed wejściem do strefy z kamerami.
• W polityce prywatności rozwiń wymagania z art. 13 RODO. Opisz prawa osób, odbiorców danych, zasady przekazywania nagrań i kontakt w sprawie prywatności.

Jak ograniczyć zakres nagrań i czas przechowywania materiału?

Nagrywaj tylko to, co niezbędne i tak długo, jak to konieczne do celu.

• Ustaw strefy prywatności, aby nie obejmować okien sąsiadów, klatek schodowych poza zakresem zarządcy czy miejsc kultu.
• Dobierz kąty widzenia, rozdzielczość i liczbę klatek na sekundę do realnych potrzeb dowodowych.
• Wyłącz nagrywanie dźwięku, jeśli nie jest konieczne. Rozważ nagrywanie zdarzeniowe zamiast ciągłego tam, gdzie to możliwe.
• Zdefiniuj okres retencji i włącz automatyczne nadpisywanie. W pracy okres ten wynika z prawa pracy i nie powinien być dłuższy niż to potrzebne do celu.
• Gdy materiał jest dowodem w incydencie, zabezpiecz go, ogranicz dostęp i odnotuj czynności.

Jak zabezpieczyć system CCTV przed nieuprawnionym dostępem?

System musi być chroniony fizycznie, sieciowo i organizacyjnie.

• Stosuj unikalne konta użytkowników, silne hasła i uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla dostępu zdalnego.
• Ogranicz dostęp do zasady najmniejszych uprawnień. Rejestruj logi logowania i eksportów nagrań, regularnie je przeglądaj.
• Zabezpiecz sieć. Zastosuj segmentację lub wydzieloną sieć dla kamer, szyfruj transmisję i korzystaj z dostępu przez VPN zamiast przekierowań portów.
• Aktualizuj oprogramowanie kamer, rejestratorów i aplikacji. Wyłącz niepotrzebne usługi.
• Chroń urządzenia fizycznie. Zabezpiecz szafy RACK i nośniki. Zapewnij redundancję i bezpieczne kopie zapasowe.
• Szyfruj eksportowane pliki i przekazuj je w kontrolowany sposób.

Jak ustawić role i obowiązki administratora i podmiotu przetwarzającego?

Trzeba jasno wskazać, kto decyduje o celach, a kto działa na zlecenie.

• Administratorem danych jest podmiot, który decyduje o celach i sposobach monitoringu, na przykład właściciel obiektu lub zarządca.
• Firma instalująca lub serwisująca system może być podmiotem przetwarzającym. Wtedy zawrzyj umowę powierzenia zgodną z art. 28 RODO.
• Umowa powinna określać zakres i cel przetwarzania, poufność, środki bezpieczeństwa, zasady podpowierzenia, wsparcie w realizacji praw osób i sposób usunięcia lub zwrotu danych po zakończeniu współpracy.
• Wskaż odpowiedzialności wewnątrz organizacji. Kto decyduje o wydaniu nagrań, kto obsługuje wnioski osób, kto zarządza uprawnieniami i audytami.
• Jeśli używasz chmury do podglądu lub archiwizacji, sprawdź lokalizację przetwarzania danych i podstawy ewentualnych transferów poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jak reagować na żądania osób nagranych i zgłoszenia naruszeń danych?

Potrzebna jest jasna procedura i krótkie terminy reakcji.

• Osobom przysługują prawa, w tym dostępu, kopii nagrań, ograniczenia, sprzeciwu i usunięcia. Weryfikuj tożsamość i reaguj bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.
• Poproś o doprecyzowanie czasu i miejsca, aby móc odnaleźć materiał. Zanonimizuj osoby trzecie, na przykład poprzez zaczernienie lub rozmycie.
• Odmowa jest możliwa, gdy żądanie narusza prawa innych lub utrudnia dochodzenie roszczeń. Każdorazowo uzasadnij decyzję.
• Prowadź rejestr wniosków, eksportów i incydentów.
• Przy naruszeniu ochrony danych oceń ryzyko. Zgłoś je organowi nadzorczemu w ciągu 72 godzin, chyba że jest mało prawdopodobne, aby naruszenie powodowało ryzyko dla osób. Gdy ryzyko jest wysokie, poinformuj także osoby, których dane dotyczą.

Jak zacząć wdrażać monitoring zgodny z RODO?

Zacznij od planu, dokumentacji i właściwej konfiguracji.

• Określ cele i podstawę prawną. Wstępnie opisz zakres i miejsca instalacji.
• Oceń ryzyka i wykonaj DPIA, jeśli to konieczne.
• Przygotuj projekt techniczny. Uwzględnij strefy prywatności, retencję i zabezpieczenia.
• Wybierz sprawdzonych dostawców. Zawrzyj umowy powierzenia i instrukcje przetwarzania.
• Opracuj politykę monitoringu i klauzule informacyjne. Zaplanuj oznakowanie.
• Skonfiguruj system pod zasadę minimalizacji. Przetestuj działanie i odzyskiwanie nagrań.
• Przeszkol personel i zaplanuj przeglądy zgodności. Aktualizuj dokumentację po każdej zmianie.

Podsumowanie

Zakładanie monitoringu we Wrocławiu wymaga dobrego projektu i rzetelnej dokumentacji. RODO nie blokuje kamer. Wymaga tylko, by były potrzebne, proporcjonalne i dobrze zabezpieczone. Dobrze ustawiony system z analityką zdarzeń, maskowaniem stref prywatnych i krótką retencją realnie zwiększa bezpieczeństwo i zmniejsza ryzyko prawne. To inwestycja w spokój użytkowników i porządek w procesach. Jeśli planujesz zakładanie monitoringu we Wrocławiu, zacznij od jasnych celów i prostych zasad. Technologia powinna wspierać ludzi, nie odwrotnie.

Umów darmową konsultację i sprawdź, jak bezpiecznie wdrożyć monitoring zgodny z RODO we Wrocławiu.