Mała hurtownia pieczarek: prognozowanie popytu bez specjalisty zmniejszy braki?

Dlaczego prognozowanie popytu zmniejsza braki w hurtowni pieczarek?

Bo pozwala zamówić i przygotować dokładnie tyle, ile klienci kupią w najbliższych dniach.
Pieczarki mają krótki termin i niestabilny popyt, który często rośnie przed weekendem i świętami. Prosta prognoza wygładza skoki i ułatwia decyzje. Zamawiasz częściej, mniejszymi partiami, zgodnie z rytmem tygodnia. Dzięki temu rzadziej brakuje towaru, a jednocześnie spadają straty z tytułu przeterminowania. Zespół wie, czego się spodziewać, a logistyka działa płynniej.

Jakie proste dane zbierać, jeśli nie masz specjalisty?

Wystarczą dzienne dane sprzedażowe, stany i krótkie notatki o zdarzeniach.
Zbierz podstawy w jednym arkuszu. Najlepiej per asortyment i dzień tygodnia. Wystarczy systematyczność i stały format, by dało się liczyć średnie i porównania.

• Sprzedaż netto dziennie w kilogramach lub sztukach, według opakowań.
• Zwroty, ubytki i utylizacja.
• Stany magazynowe na koniec dnia.
• Dostawy i czas od zamówienia do przyjęcia.
• Zapowiedzi promocji od klientów oraz większe wydarzenia i święta.
• Krótkie notatki o pogodzie lub nietypowych sytuacjach.
• Informacja o brakach, gdy popyt nie został zrealizowany.

Jak użyć arkusza kalkulacyjnego do prognozy krótkoterminowej?

Zrób prostą prognozę na 7–14 dni w Excelu lub Google Sheets, opartą na średniej ruchomej i schemacie tygodnia.
Utrzymuj jeden arkusz z danymi i drugi z prognozą. Pracuj per SKU i dzień. Najpierw policz popyt netto, czyli sprzedaż pomniejszoną o zwroty. Następnie zastosuj prosty model dnia tygodnia: porównuj poniedziałki do poniedziałków, piątki do piątków.

• Oblicz średnią z ostatnich kilku tego samego dnia tygodnia, na przykład czterech piątków.
• Wyznacz współczynnik dnia tygodnia, który pokazuje, że np. sobota jest zwykle mocniejsza niż wtorek.
• Skoryguj prognozę o znane zdarzenia, na przykład akcje promocyjne klientów i długie weekendy.
• Możesz użyć funkcji średniej ruchomej lub PROGNOZA.ETS z sezonowością tygodniową.
• Codziennie porównuj prognozę z wynikiem dnia. Aktualizuj średnie i współczynniki.

Jak ustalić bezpieczny zapas i reguły uzupełniania towaru?

Ustal punkt zamawiania jako popyt na czas dostawy plus niewielki bufor, a wielkość dostaw dopasuj do opakowań.
Dla produktów bardzo świeżych kluczowa jest rotacja. Zamiast trzymać wysoki magazyn, lepiej zamawiać częściej. Ustal docelową liczbę dni pokrycia dla każdego SKU. Bufor niech odzwierciedla zmienność popytu oraz możliwe opóźnienia.

• Punkt zamawiania: prognozowana sprzedaż do momentu dostawy plus bezpieczny zapas.
• Bezpieczny zapas: część typowego dnia sprzedaży. W sezonie wyższego popytu może być większy.
• Wielkość dostawy: zaokrąglaj do pełnych skrzynek lub palet. Unikaj otwartych paczek.
• Stała godzina zamówienia i stałe okna dostaw stabilizują rytm pracy.
• Gdy błąd prognozy rośnie, zwiększ bufor. Gdy spada, stopniowo go zmniejszaj.

Jak współpraca z dostawcami i klientami redukuje braki?

Wspólne planowanie i krótkie cykle dostaw zmniejszają ryzyko pustych półek.
Poproś kluczowych klientów o krótkie zamówienia z wyprzedzeniem i informację o akcjach promocyjnych. Ustal z dostawcami stałe okna dostaw i szybkie dogrywki w razie nagłych wzrostów.

• Współdzielony arkusz z prognozą na najbliższe dwa tygodnie.
• Rezerwacje pod weekend i święta potwierdzane z wyprzedzeniem.
• Zasady zmian w zamówieniach do ustalonej godziny.
• Alternatywne źródło uzupełnień na wypadek skoku popytu.
• Krótka wymiana danych o jakości i zwrotach, by poprawiać dopasowanie partii.

Jak poprawić świeżość i logistykę, żeby ograniczyć straty?

Szybki obrót, chłodnia i zasada najpierw towar z krótszą datą ograniczają straty.
Zadbaj o płynny przepływ od zbioru do wysyłki. Przechowuj w stabilnej, niskiej temperaturze. Używaj opakowań, które chronią przed uszkodzeniami i pozwalają oddychać produktowi. Ułóż procesy tak, aby skracać czas w magazynie.

• Zasada FEFO, czyli wydawanie towaru z najkrótszą datą jako pierwszego.
• Cross-docking, gdy to możliwe, aby niepotrzebnie nie magazynować.
• Kontrola temperatury i wilgotności w chłodni i na trasie.
• Standaryzacja załadunku, aby ograniczać zgniatanie i straty masy.
• Rytm wyjazdów dopasowany do szczytów popytu w gastronomii i handlu.

Kiedy warto zatrudnić specjalistę lub zlecić prognozy zewnętrzne?

Gdy rośnie liczba asortymentów i lokalizacji lub gdy koszt braków i strat staje się wysoki.
Jeśli prosta metoda przestaje wystarczać, a błędy powtarzają się, rozważ wsparcie. Sprawdza się to także przy złożonych akcjach promocyjnych i eksporcie z różnymi oknami dostaw. Możesz zacząć od krótkiego pilotażu dla kluczowych SKU. Opcje to konsultant, zewnętrzne prognozy w chmurze lub moduł w systemie magazynowym.

• Wiele kanałów sprzedaży i różne lead time’y.
• Częste braki mimo regularnych dostaw.
• Trudne do przewidzenia skoki popytu.
• Wymogi dużych klientów dotyczące poziomu obsługi.

Jak wdrożyć prosty system monitoringu i poprawy prognoz na co dzień?

Wystarczy codzienny szybki przegląd liczb i cotygodniowe korekty reguł.
Przygotuj prosty kokpit w arkuszu. Pokazuj w nim wczorajszą sprzedaż, prognozę, błąd, straty i stany w dniach pokrycia. Zapisuj zdarzenia, które mogły wpłynąć na wynik. Dzięki temu wiesz, czy regulować współczynniki dnia tygodnia i bufor.

• Codziennie: porównanie prognozy z wynikiem, lista braków, decyzje o dogrywce.
• Co tydzień: aktualizacja średnich, współczynników i poziomu bufora.
• Po każdej akcji promocyjnej: krótkie wnioski, co poprawić następnym razem.
• Raz w miesiącu: przegląd asortymentu. Najmocniejsze SKU zyskują więcej uwagi i częstsze dostawy.